O Cadastro Estadual de Museus é organizado a partir de parâmetros técnicos que visam nortear a análise sobre a estrutura de cada museu quanto à sua organização institucional e à prestação de serviços à comunidade. Divididos entre os eixos Gestão e Governança, Salvaguarda de Acervo e Comunicação e Serviços ao Público, e agrupados entre Nível Básico e Níveis, o CEM-SP elaborou 85 parâmetros que são cumulativos e estão amplamente publicizados.

Eixo Gestão e Governança

Cadastro Nível BásicoCadastro - 1º NívelCadastro - 2º NívelCadastro - 3º Nível
1. A instituição possui um quadro permanente de profissionais atuantes1. A instituição possui manual de recursos humanos, contendo o detalhamento do organograma da instituição, as atribuições e funções dos cargos.1. A instituição possui manual de recursos humanos contendo, além do detalhamento do organograma da instituição, as atribuições e funções dos cargos, a política de desenvolvimento e capacitação dos funcionários e terceirizados.
2. A instituição possui políticas de inclusão e diversidade aplicadas ao quadro de funcionários.
2. A instituição possui em seu quadro, pelo menos, um museólogo com vínculo empregatício ou como responsável técnico.1. A instituição possui coordenadores de áreas técnicas com formação superior e especialização em sua área de atuação.
2. A instituição possui organograma, com áreas e estruturas definidas.3. A instituição possui instâncias participativas atuantes que contribuem para a gestão e deliberação dos assuntos do museu.2. A instituição atua de maneira transversal na comunicação museológica, envolvendo no processo curatorial a articulação das áreas técnicas, incluindo comunicação e educativo.
3. A instituição realiza ações de cooperação com outros museus.
4. A instituição realiza ações participativas de forma sistemática.
3. A instituição possui ato de criação, legalmente reconhecido.3. A instituição possui Plano Museológico desenvolvido por museólogo ou desenvolvido internamente supervisionado por museólogo e em aplicação.4. A instituição possui Planejamento Estratégico implantado.
4. A instituição possui dotação orçamentária para execução de suas atividades.
5. A instituição não possui fins lucrativos e tem finalidade cultural.
6. A instituição possui estatuto e regimento interno publicizado.4. A instituição atua com transparência de gestão, publicizando documentos, tais como relatórios anuais, balanços financeiros, manual de recursos humanos e regulamento de compras e contratações.
5. A instituição realiza pesquisa de perfil de público.5. A instituição elabora programas para diversificação do público.
6. A instituição realiza pesquisa de satisfação de público, para subsidiar a avaliação e aperfeiçoamento dos serviços prestados.
7. A instituição que possui acervos com proteção específica respeita a legislação em vigor e/ou tratados locais, regionais, nacionais ou internacionais relativos à posse dos objetos, à ética e à proteção das espécies e preservação da natureza.
8. A instituição possui área para abrigar administração e áreas expositivas.7. A instituição possui acessibilidade física às áreas expositivas, de trabalho e de uso comum.
9. A instituição oferece condições mínimas de segurança para o seu acervo, edificação e público, incluindo manutenção predial.8. A instituição possui um Plano de Segurança que contempla o gerenciamento de salvaguarda, riscos e contingências da edificação, do acervo e das instalações, bem como dos usuários e funcionários.6. A instituição possui e executa um plano de manutenção predial contemplando conservação preventiva das edificações, combate a pragas, instalações, infraestrutura predial e áreas externas.
7. A instituição possui ações de sustentabilidade ambiental, contemplando, no mínimo, ações para redução de gastos com água, energia elétrica, materiais técnicos e de consumo e implantação de coleta seletiva.
10. A instituição possui uma estratégia de comunicação interna dos procedimentos de segurança.
11. A instituição possui procedimentos de segurança implantados.
12. A instituição está em processo de regularização cadastral das edificações para obtenção e manutenção do Alvará de Funcionamento junto à Prefeitura do município.9. A instituição mantém a regularização cadastral das edificações e possui Alvará de Funcionamento.

Eixo Salvaguarda de Acervos

Cadastro Nível BásicoCadastro - 1º NívelCadastro - 2º NívelCadastro - 3º Nível
1. A instituição possui inventário de acervo atualizado há menos de um ano.1. A instituição possui livro de tombo ou similar com registro legal ou publicizado em imprensa oficial.1. A instituição mantém atualizado anualmente o livro de tombo ou similar com registro legal ou publicizado em imprensa oficial.
2. A instituição possui procedimentos de entrada e saída de acervo.2. A instituição elabora documentação de seu acervo.
3. A instituição possui um programa de gestão de acervo.1. A instituição possui uma política de acervo.
2. A instituição adota critérios e procedimentos baseados em normas internacionais para gestão dos acervos – como Spectrum, AFRICOM, CIDOC, Object ID, Dublin Core, entre outros.
4. A instituição possui um banco de dados para registro de acervo museológico - como Excel, Access, Donato, entre outros.3. A instituição possui base de dados do acervo, podendo ser acessada pelo público, em seu nível de consulta mínimo, de forma remota.
5. A instituição disponibiliza instrumentos de pesquisa ao público (geral ou pesquisadores) sobre o acervo museológico.
3. A instituição possui uma área de guarda de acervo.6. A instituição possui uma área de guarda para conservação do acervo que se configura como uma reserva técnica.
7. A instituição mantém o acervo em condições específicas de umidade, temperatura e iluminância, uso de mobiliário e equipamentos técnicos adequados para manuseio e armazenamento, compatíveis com as características de cada coleção que o museu possui.
2. A instituição realiza ações de conservação preventiva de acervos de patrimônio material e/ou tratamento específico de informações de itens digitais e suportes de patrimônio imaterial.4. A instituição realiza ações de higienização, conservação e manejo de acervos.8. A instituição possui um programa de conservação de acervo.
5. A instituição possui área de higienização, conservação e manejo de acervos.
6. A instituição possui diagnóstico atualizado de conservação do acervo.
4. A instituição realiza o registro de patrimônios imateriais salvaguardados pela instituição nas instâncias competentes (CONDEPHAAT, IPHAN, etc.)

Eixo Comunicação ao Serviços Público

Cadastro Nível BásicoCadastro - 1º NívelCadastro - 2º NívelCadastro - 3º Nível
1. A instituição possui acesso público, gratuito ou pago, com horários de abertura previamente definidos e publicizados.1. A instituição possui uma política com normas e diretrizes de atendimento ao público.
2. A instituição possui um instrumento de controle de visitantes.
3. A instituição mantém exposições de longa duração a partir de seu acervo.2. A instituição realiza exposições temporárias rotineiramente relacionadas à suas linhas de pesquisa por meio de parcerias.1. A instituição produz exposições temporárias a partir de seu acervo
2. A instituição desenvolve exposições itinerantes para outros espaços
3. A instituição elabora e atualiza a Política de Exposições do museu.
4. A instituição possui uma área de exposições temporárias.
5. A instituição possui sinalização interna e externa ao edifício.
6. A instituição possui serviço de atendimento a pesquisadores.3. A instituição possui área específica para atendimento a pesquisadores.
1. A instituição estimula a produção cultural na área temática foco do museu, por meio de premiações, projetos de residência artística e bolsas de estudo.
2. A instituição elabora sistematicamente catálogos das exposições.
7. A instituição elabora e atualiza a Política de Programação Cultural do museu.
8. A instituição elabora e atualiza Programa de Comunicação institucional.
9. A instituição possui rotina sistemática de atualização da programação e serviços do museu em seus canais de comunicação.
10. A instituição possui canais de comunicação e relacionamento com seus públicos.
4. A instituição oferece ações educativas.11. A instituição possui Programa Educativo implantado.4. A instituição desenvolve e executa ações, programas e projetos estruturados para públicos diversificados (estudantes, idosos, pessoas com deficiência, etc.).3. A instituição desenvolve ações educativas extra-muros.
5. A instituição realiza ações de formação para públicos específicos, tais como professores, educadores sociais, agentes de turismo, etc.
Parâmetro 6: A instituição elabora materiais e publicações diversas (como materiais educativos, livros e revistas), contribuindo para ampliação do conhecimento geral e específico acerca das linhas de atuação e dos principais temas do museu.
12. A instituição elabora instrumentos de avaliação específica das ações educativas desenvolvidas.
7. A instituição possui uma área específica para realização de ações educativas.
13. A instituição possui canais para divulgação da programação e serviços disponíveis (site, boletins, newsletter, convites, etc.).8. A instituição elabora rotineiramente material de comunicação referente às exposições (ex.: folder).4. A instituição divulga suas pesquisas referentes ao acervo por meio de publicações, catálogos, artigos e outros materiais.
9. A instituição possui acessibilidade comunicacional aos conteúdos do museu para pessoas com deficiência e estrangeiros.