Entenda como funciona a validade do Cadastro de Museus e por que é importante acompanhá-la

O Cadastro Estadual de Museus de São Paulo (CEM-SP) é uma ferramenta de políticas públicas que o SISEM-SP estruturou para estabelecer padrões de coleta e análise de dados sobre os museus paulistas. Toda instituição que passou pelo processo cadastral do CEM-SP preencheu um formulário, o Instrumento de Qualificação Cadastral (IQC), que permite que o SISEM-SP verifique o atendimento aos parâmetros cadastrais básicos para concluir o cadastramento.

Mas faria sentido o SISEM-SP coletar e analisar essas informações uma única vez? Museus são instituições dinâmicas que passam por constantes transformações. Algumas modernizam-se diariamente construindo, avaliando e reestruturando processos. Outras passam por momentos de turbulência institucional, precisam de apoio e orientação para qualificar ou retomar suas atividades de forma efetiva.

Com a pandemia de covid-19, vivenciamos muito fortemente um desses contextos que obrigam os museus a passarem por esses processos de transformação e adaptação. Mas estas circunstâncias de mudança se restringem unicamente a episódios específicos ou fazem parte das trajetórias museais?

De uma forma ou de outra, seja por conta de mudanças episódicas sejam por conta da constante evolução dos museus, desde a sua estruturação, em 2017, o CEM-SP prevê que os museus façam renovações periódicas de seus cadastramentos. Com isso, o SISEM-SP consegue acompanhar o desenvolvimento dos museus paulistas, participando ativamente desse processo com orientações direcionadas para o atendimento aos parâmetros cadastrais básicos.

Ao mesmo tempo, por meio do preenchimento periódico dos IQCs, os museus podem identificar as áreas nas quais houve avanço técnico ou administrativo e quais tornaram-se pontos de atenção para o futuro.

Como funcionam as regras de validade no CEM-SP?

O acompanhamento do prazo de validade de cada cadastramento é muito simples: ele passa a valer sempre a partir da data da deliberação do processo cadastral pelo Conselho de Orientação do SISEM-SP. O primeiro cadastramento tem prazo de validade de dois anos. Depois da primeira renovação, as validades aumentam para períodos de cinco em cinco anos.

Por isso é muito importante realizar o acompanhamento da validade dos processos cadastrais do CEM-SP: após o vencimento do prazo, o processo cadastral é caracterizado como “expirado” e o cadastramento fica temporariamente suspenso até a finalização do processo de renovação.

A mesma regra da validade dos processos cadastrais acontece com os museus que forem deferidos no processo cadastral básico e submeterem o Instrumento de Qualificação Cadastral em Níveis. O primeiro processo cadastral em níveis tem validade de dois anos; após a primeira renovação, ela aumenta para cinco anos.

Outra importante característica das validades dos processos cadastrais é que, no caso de uma instituição que tenha participado do CEM-SP Níveis, ela continuará como cadastrada até a expiração do processo cadastral mais recente. Por exemplo: se um museu tiver um processo cadastral básico expirado e processo cadastral de Nível 2 vigente, ele continuará cadastrado até este vencimento.

Como acompanhar o prazo de validade dos processos cadastrais?

É possível acompanhar o vencimento dos processos cadastrais básicos e em níveis de duas formas:

1. No próprio painel de navegação do usuário responsável pelas informações do museu no CEM-SP:

2. No cabeçalho do IQC que já passou por todas as etapas de cadastramento:

Dicas para manter a validade do cadastro de sua instituição sempre em dia

1. Insira o prazo de validade em um aplicativo de calendário ou agenda que você utiliza durante o trabalho.
2. Caso sua instituição participe do CEM-SP Níveis, faça a mesma coisa com o prazo de validade do IQC Níveis.
3. Não espere o vencimento do cadastramento para submeter um novo IQC. Faça isso com alguns meses de antecedência, para que haja tempo de o SISEM-SP realizar todas as etapas de análise antes da expiração do prazo.